瑞成工程專案管理系統 — 使用手冊
本手冊寫給實際使用系統的同仁（負責技師、工程師、行政、管理員），用最直覺的方式帶你把案件、業主、進度、待辦一次管好。 不需要任何技術背景；照著畫面操作即可。本頁先帶你認識系統、看懂三種身份、學會登入，再走一圈介面。
一、系統簡介：解決四個老問題
瑞成 PMS 是瑞成土木結構技師事務所的內部工程專案管理系統，用來取代過去「靠記憶 ＋ Excel ＋ 口頭交代」的管理方式。它聚焦在四個長年的痛點：
- 時程逼近卻沒人提醒 → 系統依「業主工作日」自動算時程消耗，到一定比例就亮燈號預警（綠 → 黃 → 橙 → 紅），每小時整點自動重算，不用人工盯。
- 行政代操作沒留痕 → 每一個動作（建檔、修改、刪除、作廢、標記離職…）都寫入稽核日誌，記下「誰、何時、改了什麼、改前改後」，責任可溯。
- 業主窗口資訊四散 → 集中到業主資料庫（CRM），請款、開票、寄函直接找到正確窗口，不必再翻名片或問同事。
- 進度散在個人腦中 → 案件進度、節點、前置資料全部上系統，主管一眼看完，交接不再靠交班。
一句話總結
這套系統的核心價值是「會自己提醒你哪一件案子快來不及了」，外加「每個動作都留下紀錄」。其它都是為這兩件事服務。
功能一覽
| 功能 | 一句話說明 | 說明頁 |
|---|---|---|
| 六大分類 ＋ 自訂分類 | A1–B3 內建，管理員可自建 S1、S2…（含管理費專案） | 系統設定 |
| 四種進度模式 | 節點式（自動加總）／自填式（技師填 %）／彈性混合式（節點可增刪）／轉發紀錄（管理費案，不計 %） | 領域概念 |
| 動態死線與業主核定 | 下游節點死線跟著前一節點完成日（或業主核定日）自動連動；送交業主核定期間暫停倒數 | 案件詳情 |
| 回復上一步／撤回送審 | 按錯完成或送審時的後悔鍵；管理員另可「手動複寫死線」 | 領域概念 |
| 燈號預警 ＋ 天數閥值 | 依業主工作日算時程消耗，四色燈號；可另設「剩餘 N 工作日」強制升級；每小時整點自動掃描 | 領域概念 |
| 卡關歸屬與已逾期／即將逾期 | 儀表板告訴你案子「球在誰手上」（等業主核定／等前置資料／等外部回覆／我方處理中），並把紅燈拆成「合約已逾期」與「即將逾期」，每張卡都能點進篩選後的案件列表 | 儀表板 |
| 公文回覆期限與案件硬期限 | 收文可設回覆期限、案件可設硬期限（法院期日等）；逼近時進待辦、拉高燈號（只升不降）、發通知 | 公文總表、領域概念 |
| 外審輪次與現場勘查行程 | 記錄每輪外審審查單位與我方各花幾天；排現場勘查行程並在儀表板顯示本週行程 | 案件詳情 |
| 節點 Memo | 業主口頭交代寫在節點上，目前節點的 Memo 會出現在儀表板 | 儀表板 |
| 業主 CRM ＋ 案件窗口 | 業主建檔一次；案件從業主資料庫挑選窗口、可多位，可就地新增窗口 | 業主資料庫 |
| 協力廠商連動過濾 | 建案選業主後自動帶出過往合作廠商 | 協力廠商 |
| 公文總表 | 收發文一次登記、自動配號、依案分流、CSV 匯出匯入 | 公文總表 |
| 稽核日誌 | 所有動作永久留痕、不可刪改 | 系統設定 |
示範資料的日期是固定的
系統的「今天」就是實際日期（台北時區），燈號、剩餘天數、逾期提醒都以今天為基準；示範資料是固定的日期，隨著時間過去，示範案件的燈號會逐漸變紅，屬正常現象。
二、三種角色一覽
系統只有三種身份。登入後，你看到的選單與能按的按鈕，完全由你的身份決定：
| 身份 | 中文職稱 | 看得到 / 能做什麼（一句話） |
|---|---|---|
| 管理員 Admin | 管理員 | 看全部案件，能填進度 %、增刪節點、管理帳號與樣板、查稽核日誌 — 權限最完整。 |
| 行政 Operator | 行政 | 看全部案件，可代為建檔／編輯／作廢（全程入日誌），但不能動進度數字。 |
| 一般 Staff | 一般技師／工程師 | 只看被指派給自己的案件，可填自己案件的進度、標記節點；業主資料庫唯讀，不能使用系統設定。 |
為什麼行政不能填進度？
進度 % 是技師的專業判斷與責任，不是文書作業，所以刻意只開放給管理員與案件被指派的技師。行政能幫忙做的是建檔、改資料這類「代操作」，每一筆都會標記在稽核日誌裡，和技師本人操作分得清清楚楚。
三種身份的完整界線（誰能刪、誰能改業主、哪些設定鎖死）整理在 領域概念 → 三層權限 一頁，建議行政與管理員務必讀過。各角色的日常操作另有專頁：案件管理、業主資料庫、系統設定。
三、登入
登入用的是工牌編號、Email 或完整姓名（三選一）加密碼——不需要公司 Email，但如果你在「帳戶設定」填過真實 Email，也可以直接打那個 Email 登入。
逐項說明（畫面上每個欄位）
| 畫面項目 | 說明 |
|---|---|
| 工牌編號 / 電子郵件 / 姓名（單一輸入框，提示文字「R00001、user@example.com 或 張庭瑜」） | 三選一皆可：工牌編號（格式「R ＋ 五位數字」，如 R00001，小寫 r 自動轉大寫）、Email（需先在「帳戶設定」或請管理員填過真實 Email 才有效）、或完整姓名（需完全相符；若剛好有兩人同名，系統會提示「使用者名稱重複，請改用工牌編號登入」）。 |
| 密碼（欄位） | 由管理員配發的密碼。輸入時以圓點遮蔽；欄位右邊的眼睛按鈕可以暫時顯示輸入的內容，確認有沒有打錯，再按一次就隱藏（「帳戶設定」變更密碼、重設密碼頁面的密碼欄位也有）。首次登入的新帳號請使用管理員提供的預設密碼。 |
| 忘記密碼？（密碼欄右上連結） | 點了會引導你聯絡管理員重設 — 系統沒有自助寄信重設這種功能（刻意不寄任何驗證信，即使你填了真實 Email 也一樣）。 |
| 登入（藍色大按鈕） | 填好識別碼與密碼後按這顆，正確就進入系統，預設停在「儀表板」。 |
| 示範登入（以下不同身份） | 教育訓練用的三顆快速登入鈕（張庭瑜・管理員 / 林靜怡・行政 / 陳柏宇・工程師），點一下就用該身份進系統，方便體驗不同權限看到的畫面。正式上線環境不會有這一區。 |
| ← 回首頁（右上角） | 回到系統的對外首頁。 |
畫面上「刻意沒有」的東西
登入頁看起來很乾淨，少了一般網站常見的東西，這些都是刻意拿掉的，不是漏做：
- 沒有 Google／GitHub 等第三方登入。
- 沒有「註冊新帳號」連結 — 不開放自助註冊。
- 沒有獨立的 Email 密碼重設流程 — Email 只是登入身份的其中一種選擇，不是找回密碼的管道。
為什麼？因為帳號一律由管理員建立
這是一套事務所內部系統，誰能進、扮演什麼角色，都要管得住。所以帳號由管理員統一建立並指定身份，新人報到請找管理員開通。
密碼連續輸錯會暫時鎖定
同一個帳號連續 5 次密碼錯誤，就會被鎖定 15 分鐘，畫面提示「此帳號因多次登入失敗已暫時鎖定，請於 15 分鐘後再試。」鎖定期間就算輸入正確密碼也進不去，請等 15 分鐘後再試；系統重新啟動也不會提前解除。成功登入後，錯誤次數會歸零。登入成功、失敗與被鎖定都會寫入稽核日誌。
登入多久有效
連續 7 天沒有使用系統才需要重新輸入密碼（有使用就會往後順延）。另外，密碼被重設或變更、或帳號被停用時，該帳號所有裝置上的登入會立即失效，要用新密碼重新登入。
離職與停用
離職同仁的帳號會被停用（不是刪除，這樣過往的操作紀錄才能留在稽核日誌裡）。停用後就無法登入，會顯示清楚的提示訊息；若當時已經登入，下一次操作就會被登出。若你確定帳號正確卻登不進去，請聯絡管理員確認帳號狀態。
登入後預設停在儀表板，畫面的完整解讀請見 儀表板。
四、介面導覽
登入後，桌機版畫面左側有一條側欄，列出系統的主要頁面；手機版（畫面寬度 < 768px）會改成螢幕底部的 Tab Bar，共 5 格：儀表板、待辦、案件、業主、更多。點「更多」會從下方滑出選單，列出協力廠商、公文總表、系統設定、帳戶設定；點項目就會前往該頁並關閉選單（也可按選單外的空白處關閉）。目前所在頁屬於這些項目時，「更多」會標成醒目色。
| 側欄項目 | 這頁做什麼 | 說明頁 |
|---|---|---|
| 儀表板 | 依角色排版：已逾期／即將逾期與燈號統計、卡關歸屬、技師負荷（僅管理員）、圖表、需要注意的案件（前 5 件）、待辦與即將到期、最近異動；一般人員先看到自己的待辦。 | 儀表板 |
| 我的待辦 | 指派給你的任務：節點、前置資料、待更新的進度、公文回覆、硬期限、外審回覆、現場勘查（可切列表／看板，可篩選已逾期／本週到期）。 | 我的待辦 |
| 案件 | 所有案件的列表、篩選、搜尋、新增案件，點進去看案件詳情。 | 案件管理、案件詳情 |
| 業主資料庫 | 業主 CRM：屬性篩選、聯絡窗口、綁定案件。一般人員為唯讀。 | 業主資料庫 |
| 協力廠商 | 甲方／上包／下包／營造廠／事務所的廠商檔案櫃；建案精靈選業主後自動帶出過往合作廠商；可 CSV 整批匯出／匯入。一般人員為唯讀。 | 協力廠商 |
| 公文總表 | 收發文一次登記、自動配發文件編號，依「對應專案」分流到各案件的公文欄；可 CSV 匯出／匯入。僅管理員與行政（一般人員側欄顯示為鎖住）。 | 公文總表 |
| 系統設定 | 分類與節點樣板、帳號權限、工作日曆、稽核日誌。一般人員無法使用這項。 | 系統設定 |
「系統設定」鎖起來是正常的
一般人員（Staff）在電腦版側欄看到的「系統設定」是鎖定狀態（灰色、有鎖頭，點不進去）；手機版「更多」選單裡則直接不列出「系統設定」與「公文總表」，這是刻意的權限設計，不是當機。要新增帳號、調整分類樣板、改工作日曆或查稽核日誌，請找管理員。
全系統都有的小工具
不管在哪一頁，這幾個工具都隨手可用：
- 通知鈴鐺（側欄頂部／手機頂欄）：紅燈與橙燈案件、節點 7 天內到期或已逾期、自填式進度太久沒更新、公文回覆期限與案件硬期限逼近，都會在這裡提醒；有未讀會出現紅色徽章，可一鍵全部標示已讀。徽章數字是全部未讀的則數，展開的清單只列最近 8 則（標題寫成「未讀 N・顯示最近 8 則」；較早的未讀若沒列出，底部會提示「另有 N 則較早的未讀通知未列出」）。注意：通知只在系統內響，不會寄 Email、不會發 LINE。
- 快速搜尋（Ctrl ＋ K）：跨「案件」與「業主」一起搜尋，輸入關鍵字直接跳轉。
- 側欄收合：桌機可把側欄收成只剩圖示的窄列，系統會記住你的選擇。
- 填一半的表單不會被誤點關掉：新增／編輯案件、帳號、業主、窗口、公文、協力廠商的視窗，有輸入內容時點外面不會關閉，按 Esc 或 ✕ 會先確認；新增案件精靈還會把填到一半的內容存成草稿，詳見案件 → 填到一半不小心關掉？。
- 登出：在側欄（手機版在選單）找到「登出」即可回到登入頁。
- 帳戶設定（側欄「帳戶設定」）：個人專屬頁，分「帳戶／外觀／通知」三區。可自行變更密碼（需至少 8 碼＋大寫＋數字；變更成功後會登出所有裝置，請用新密碼重新登入；忘記密碼則請管理員或行政在「帳號管理」代為重設）、填寫個人 Email（選填）（純聯絡用途，系統不會因此寄任何驗證信；填了之後也可以拿這個 Email 當登入身份之一，跟工牌編號二選一）、切換深色／淺色、調整通知偏好。
- 回報問題（右下角浮動按鈕）：任何頁面右下角都有一顆圖示按鈕，點下去會開一個新分頁到 Google 表單，可以上傳截圖、貼連結、描述你遇到的問題，送出後我們會收到通知並著手處理。
五、本系統「刻意不做」的事
為了把系統做精、避免變成什麼都半套的大雜燴，以下四類功能是一開始就決定不做的，請不要期待，也不需要回報為「缺漏」：
| 不做的功能 | 原因 / 替代做法 |
|---|---|
| 報價／發票管理 | 涉及敏感財務，事務所明確表示不放進這套系統。 |
| LINE 整合 | 不串接 LINE 推播。提醒一律走系統內的通知鈴鐺。 |
| Email 通知 | 不寄任何 Email（含密碼重設信）。所有提醒都在系統裡的鈴鐺，每小時整點自動掃描後更新。帳戶設定可選填一個真實 Email，但那只是聯絡資訊／備用登入身份，系統仍然不會寄信。 |
| 檔案上傳 | 系統不存檔案。前置資料（圖說、卷證…）採「只貼 NAS 連結」的方式（指向公司 QNAP），避免版本分歧與重複儲存。 |
小結
看到沒有「上傳檔案」「寄 Email」「開發票」按鈕時，那是設計如此。系統專注在案件進度、燈號預警、業主窗口、稽核留痕這四件核心事。
手冊目錄與閱讀順序
本手冊共 11 頁，分組方式和系統側欄一致，建議由上往下讀：
| 分組 | 頁面 |
|---|---|
| 開始使用 | 系統簡介與登入（就是本頁） |
| 總覽 | 儀表板、我的待辦 |
| 工程業務 | 案件管理、案件詳情、業主資料庫（CRM）、協力廠商、公文總表 |
| 設定與參考 | 系統設定、領域概念、版本歷史 |
先看 儀表板 學會看燈號，再到 我的待辦 處理每天的任務；想搞懂分類、進度模式與權限界線，請看 領域概念。各版本新增與調整了什麼，見版本歷史。