公文總表
「公文總表」是事務所所有收發文的單一登記簿：一份公文只要在這裡輸入一次，系統就會依「對應專案」自動分流，出現在該案件詳情頁的「公文欄」裡——不用在每個案件各記一份，也不會有「這封函到底記在哪」的問題。
一份公文最多屬於一個案件；「對應專案」也可以先不填——這樣的公文叫做「未歸案」，之後再到公文總表編輯，或在案件詳情的「管理公文」把它加入案件即可。
每份公文還有「收文／發文」方向；收文可以設「回覆期限」，系統會在期限逼近時提醒負責技師、拉高案件燈號（規則見領域概念 → 燈號怎麼被硬期限與回覆期限拉高），回覆後按「標記已回覆」即可。見下方第二、三節。
這一頁帶你看懂公文總表的每個欄位、篩選與按鈕，以及怎麼新增／編輯／刪除公文、怎麼用 CSV 整批匯出／匯入。公文的觀念摘要見領域概念 → 公文管理。
誰看得到這一頁
公文總表只開放管理員與行政。一般人員（Staff）的側欄「公文總表」顯示為鎖住，直接開網址也會被導回儀表板。一般人員仍可在自己被指派案件的詳情頁「公文欄」唯讀查看該案的公文。
一、頁面上方
- 標題「公文總表」，副標「一次輸入，對應專案自動顯示（案件詳情頁「公文欄」）；文件編號由系統自動配發」。
- 右上三顆按鈕：
- ⬇ 匯出 CSV：下載目前全部公文（不受下方篩選影響），檔名「公文總表_⟨時間戳⟩.csv」，每次匯出寫入稽核日誌。
- ⬆ 匯入 CSV：整批新增／更新公文（見第四節）。
- ＋ 新增公文：開啟新增視窗（見第三節）。
二、篩選與表格
篩選案件：下拉選單預設「全部案件」，選一個案件就只列該案的公文；選「（未歸案）」則只列還沒歸到任何案件的公文。右邊即時顯示「符合 N 筆・共 M 筆・未歸案 K 筆」。從案件詳情「公文欄」按「前往公文總表」進來時，會自動篩選到那個案件。
表格每一欄（日期與字號收進同一格，筆電寬度也看得到最右側的操作圖示）：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 文件編號／日期 | 上行是文件編號：系統自動配發，格式 OD-YYYY-NNN（年度＋3 碼流水號，例 OD-2026-003），不可手改；下行是收發文日期。 |
| 對應專案 | 這份公文屬於哪個案件：上行案號、下行案名（太長時最多兩行，滑鼠停留可看全名）。決定它會出現在哪個案件的「公文欄」。還沒歸案的公文顯示「未歸案」標籤。 |
| 收發／回覆 | 第一個標籤是方向：「收文」（藍）或「發文」（灰）。收文若設了回覆期限、尚未回覆，會多一個「回覆 MM-DD・剩 N 天」標籤（已過期變紅色「逾期 N 天」；滑鼠停留顯示完整日期）；已回覆則顯示綠色「已回覆 MM-DD」。發文沒有回覆概念。天數是日曆天。 |
| 主旨／字號 | 上行公文主旨（最多兩行）；下行灰字是組別/字號（對方或我方的發文字號，例「工務字第001號」，選填，僅供顯示，不要求唯一）。 |
| NAS | 有貼 NAS 連結時顯示「開啟」鈕（另開分頁開 QNAP 上的檔案）；沒有則顯示「—」。 |
| （最右） | 收文有「標記已回覆」（打勾）／「取消已回覆」（回復箭頭）、編輯（鉛筆）、刪除（✕）圖示。這一欄固定在右側：在 1280／1440 寬的螢幕上整張表不需要左右捲動；更窄的螢幕（平板、手機）左右捲動表格時，操作圖示也一直看得到。 |
表格底部有分頁與每頁筆數設定。沒有任何公文時顯示「尚無公文紀錄。」
系統不存檔案
公文本身（PDF、掃描檔）不上傳到系統，只貼 NAS 連結（nas://…），與前置資料同一原則，避免版本分歧。
三、新增／編輯／刪除公文
按「＋ 新增公文」開啟視窗：
| 欄位 | 必填 | 說明 |
|---|---|---|
| 文件編號 | — | 灰色唯讀，顯示「文件編號將由系統自動配發」。 |
| 收發文日期 | ✅ | 收文或發文日期。 |
| 組別/字號 | — | 選填，例「工務字第001號」。 |
| 收發方向 | — | 「收文」（預設）或「發文」。 |
| 回覆期限 | — | 選填，收文才有（選發文時欄位停用並清空）。填了之後，視窗底下會提示：回覆期限前 3 個業主工作日起，此公文會列入負責技師的待辦並使案件燈號至少為橙，逾期為紅。 |
| 對應專案 | — | 選填。下拉選擇案件，或維持「（未歸案）」先登記、晚點再歸案（從案件詳情「前往公文總表」進來時已預選該案）。 |
| 主旨 | ✅ | 例「結構計算書送審」。 |
| NAS 連結 | — | 選填，只貼連結不上傳檔案。 |
按「新增」後提示「公文『○○』已新增 — 已寫入稽核日誌」，該公文立刻出現在總表與對應案件的公文欄。
- 編輯：點列上的鉛筆，視窗標題為「編輯公文 — ⟨文件編號⟩」，文件編號鎖住不可改，其他欄位可改（包括改對應專案——公文會跟著移到新案件的公文欄；改成「（未歸案）」則會從原案的公文欄移除，公文本身不會刪除）。按「儲存」。
- 標記已回覆：收文那一列最右邊的打勾鈕。按下後，已回覆日記為今天（由系統記，不能自己選日期），這份公文就不再提醒；按錯了可按同一位置的「取消已回覆」。每次標記或取消都寫入稽核日誌（含前後值）。技師也可以在「我的待辦」的「公文」待辦直接勾選，或在案件詳情的公文欄標記。
- 刪除：點列上的刪除圖示，確認視窗寫「確定要刪除『⟨主旨⟩』？刪除後不可復原，稽核日誌會保留刪除紀錄。」按「刪除公文」確認。刪除是真刪除。
四、CSV 匯出／匯入
匯出與匯入用的是同一組欄位，所以可以「匯出 → 用 Excel 修改 → 再匯入」來大量更新。匯出的 CSV 一律是 UTF-8（含 BOM），用 Excel 直接開啟繁體中文不會亂碼（系統所有 CSV 匯出、範本與錯誤報告都一樣）。欄位順序為：文件編號、案號、收發文日期、組別/字號、主旨、NAS連結，以及附在最後的「收發方向、回覆期限、已回覆日」三欄。沒有這三欄的檔案照常可以匯入。
按「⬆ 匯入 CSV」開啟「匯入公文 CSV」視窗：
- 先按「下載範本 CSV」取得正確欄位格式。
- 依欄位填寫：
- 案號（選填）：填案號（例
RC-2026-004）或完整案件名稱。可留白：- 新增的列（文件編號留白）案號留白＝登記為「未歸案」。
- 更新的列（填了既有文件編號）案號留白＝不變更原本的歸屬（避免 Excel 誤刪儲存格就把公文移出案件；要移出請到案件詳情「管理公文」或公文總表的編輯視窗）。
- 整個檔案沒有「案號」欄＝所有新增列都是未歸案。
- 收發文日期（必填，格式
YYYY-MM-DD）。 - 主旨（必填）。
- 組別/字號、NAS連結（選填）。
- 收發方向（選填）：填「收文」或「發文」。留白＝新增列視為「收文」、更新列不變更。
- 回覆期限（選填）：
YYYY-MM-DD，只有收文有意義（發文會被清空）。留白＝新增列沒有期限、更新列不變更。 - 已回覆日（選填）：
YYYY-MM-DD，已經回覆的收文可填。留白＝新增列視為尚未回覆、更新列不變更。 - 文件編號（選填）：留白＝新增一筆（系統自動配號）；填入既有編號＝更新那一筆（不會重複新增）。
- 案號（選填）：填案號（例
- 按「選擇檔案」選好 CSV，按「開始匯入」。
- 視窗顯示「匯入結果」：新增 N · 更新 N · 略過 N。
逐列錯誤回報
有問題的列會被略過、不寫入，但不會中斷整批匯入——其他正確的列照常寫入。結果區列出「逐列錯誤」，例如：
- 「第 3 列：找不到對應案件『○○』」——案號或案名有填但對不到。這一列會被略過，不會自動變成未歸案；確定要未歸案請把案號留白。
- 「第 5 列：文件編號『OD-2026-999』不存在，無法更新」——文件編號只能由系統配發，不能自己編一個新號碼；要新增請把這欄留白。
- 「表頭：缺少必要欄位『主旨』」——整個檔案的欄位名稱不對。
- 「第 4 列：收發方向「來文」無效，須為「收文」或「發文」（或留白）。」——收發方向、回覆期限、已回覆日、文件編號、NAS 連結填錯時，錯誤會寫明是哪一欄與允許的值。
按「下載報告」可把錯誤清單存成「公文匯入錯誤報告.csv」，修正後按「重新匯入」。
每次匯出、匯入都寫入稽核日誌。未歸案的公文匯出時「案號」欄是空白，再匯入時仍維持未歸案。
五、在案件詳情看公文
每個案件詳情頁的「公文欄」會自動列出對應到該案的公文（日期、主旨、字號、NAS「開啟」鈕）。管理員與行政可按「管理公文」從公文總表挑選既有公文加入、移出（變未歸案，不刪除）或從其他案件轉移（轉移前會再確認）；要新增或修改公文內容，按公文欄右上「前往公文總表」。見案件詳情 → 公文欄。
六、權限一覽
| 動作 | 管理員 | 行政 | 一般 |
|---|---|---|---|
| 進入公文總表、查看 | ✓ | ✓ | ✗（側欄鎖住） |
| 新增／編輯公文、CSV 匯出／匯入 | ✓ | ✓ 入日誌 | ✗ |
| 刪除公文 | ✓ | ✓ 入日誌 | ✗ |
| 標記／取消「已回覆」 | ✓ | ✓ 入日誌 | 被指派案件的公文 ✓（從案件詳情或我的待辦） |
| 案件詳情「管理公文」（加入／移出／轉移） | ✓ | ✓ 入日誌 | ✗ |
| 案件詳情「公文欄」查看 | ✓ | ✓ | 被指派案件 ✓（唯讀） |